Assistant Administratif H/F

Missions :
Assister la direction du projet dans ses tâches administratives
Gérer la réception et l’envoi du courrier et des e-mails
Gérer les communications téléphoniques
Tenir une comptabilité simple (brouillard de caisse et banque)
Assurer le classement de l’ensemble de la documentation du projet aussi bien les documents entrants que les sortants
Organiser les déplacements des collaborateurs (réservation des billets, hôtels etc.)
Effectuer les démarches administratives (visas, permis, etc.)
Réception des visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous
Vérifier l'état des stocks du matériel de bureau et définir les commandes à passer
Rédiger et mettre en forme des documents
Suivre et s’assurer des paiements des différentes factures relatives au fonctionnement du bureau et des logements des collaborateurs (loyer, électricité, eau, téléphone, internet etc.)

Savoir-faire
Utilisation du pack Office
Utilisations des outils d’internet et de communication
Savoir chercher une information et la retransmettre à vos collaborateurs et/ou aux clients
Parler et écrire en français et si possible en espagnol et en anglais
Savoir-être
Vif d’esprit
Rigoureux
Curieux
Hautement motivé
Autonome
Organisé
Capable d’anticiper les besoins
MOYENS :
Ordinateurs avec suite Office
Adresse e-mail
Téléphone
Courrier
COLLABORATION :
Travaille avec les collaborateurs de l'agence
Prépare les envois et réceptions qui seront réalisés par les chauffeurs
En relation avec les ambassades, agence de voyage et fournisseur pour les différentes démarches administratives et achats